Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah/Prosedur Penatausahaan Pengadaan

Prinsip Umum

Dalam rangka tertib administrasi, tertib anggaran dan pengendalian/pengawasan, kegiatan pengadaan barang/jasa perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Pada setiap awal tahun anggaran berdasarkan DIPA/POK Kuasa Pengguna Anggaran/Pejabat Pembuat Komitmen menyusun Rencana Kegiatan/Pengadaan Barang/Jasa Tahun Anggaran berkenaan sesuai dengan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya;
2. Kuasa Pengguna Anggaran/Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat Penerbit SPM dan Bendahara Pengeluaran atau pejabat yang terkait pengeluaran anggaran belanja negara, dalam menyelenggarakan kegiatan yang berakibat terhadap pengeluaran Negara harus didasarkan atas Rencana Kerja dan memperhatikan pagu alokasi dan Mata Anggaran/Akun yang telah ditetapkan dalam DIPA/POK Tahun Anggaran berkenaan;
3. Pagu alokasi anggaran merupakan batas tertinggi pengeluaran yang tidak boleh dilampaui. Jika alokasi dana untuk kegiatan, pengadaan barang/jasa belum tersedia atau tidak mencukupi, namun kegiatan atau pengadaan barang/jasa tersebut sangat diperlukan agar ditempuh prosedur revisi DIPA/POK dengan berpedoman ketentuan yang berlaku;
4. Untuk menghindari terlampauinya pagu alokasi anggaran, Bagian Keuangan/Pejabat Penerbit SPM atau Bendahara Pengeluaran agar membuat kartu pengawasan pagu seperti Kartu Pengawasan Realisasi, Kartu Pengawasan Kontrak dengan memanfaatkan aplikasi yang tersedia (aplikasi SPM) atau secara manual;
5. Untuk tertib administrasi dan tertib pengelolaan barang milik negara setiap hasil pengadaan barang/jasa agar ditatausahakan dengan baik. Untuk belanja modal dicacat dalam dalam Kartu Inventaris Barang/SIMAK-BMN, sedangkan barang habis pakai seperti ATK, Cetakan atau Obatan-obatan dan sebagainya yang penggunaaannya agar dilakukan secara bertahap/sesuai keperluan, serta ditatausahakan dengan baik sehingga dapat diketahui sisa dan stok barang secara periodik (stok opname). Stok opname diperlukan sebagai dasar pertimbangan KPA untuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa;
6. Setiap akhir tahun anggaran Kuasa Pengguna Anggaran/Pejabat Pembuat Komitmen melaporkan dan melakukan serah terima kepada Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran atas aset hasil pengadaan barang/jasa dan aset lainnya yang telah dilaksanakannya selama 1 tahun anggaran.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan swakelola adalah sebagai berikut:

1. Pengadaan barang/jasa dalam Swakelola yang membutuhkan penyedia barang/jasa dilaksanakan sesuai ketentuan dalam Perpres Nomor 54 Tahun 2010.
2. Pembayaran upah tenaga kerja yang diperlukan dapat dilakukan harian atau borongan.
3. Pembayaran gaji tenaga ahli tertentu yang diperlukan dilakukan berdasarkan kontrak konsultan perorangan.
4. Penggunaan tenaga kerja, bahan dan peralatan dicatat setiap hari dalam laporan harian.
5. Pengiriman bahan dapat dilakukan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas penyimpanan.
6. Uang muka atau istilah lain yang dipersamakan dipertanggungjawabkan secara berkala maksimal secara bulanan.
7. Pencapaian target fisik dicatat setiap hari dan dievaluasi setiap minggu agar diketahui apakah dana yang dikeluarkan sesuai dengan target fisik yang dicapai, sedangkan pencapaian target non-fisik/perangkat lunak dicatat dan dievaluasi setiap bulan.
8. Pengawasan pekerjaan fisik di lapangan dilakukan oleh pelaksana yang ditunjuk oleh pejabat pembuat komitmen, berdasarkan rencana yang telah ditetapkan.
9. Khusus Swakelola oleh instansi pemerintah lain pelaksana Swakelola, pembayaran pengadaan dengan menggunakan uang persediaan, dilakukan oleh instansi pemerintah pelaksana pengelola.
10. Khusus Swakelola yang dilaksanakan oleh Kelompok Masyarakat Pelaksana Swakelola, penyaluran dana hibah khusus untuk pekerjaan konstruksi berupa rehabilitasi, renovasi dan konstruksi sederhana dilakukan secara bertahap sebagai berikut:
    1. 40% apabila organisasi pelaksanaan penerimaan hibah telah siap.
    2. 30% sisanya apabila pekerjaan telah mencapai 30%.
    3. 30% sisanya apabila pekerjaan telah mencapai 60%.
11. Laporan kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan penggunaan keuangan dilaporkan oleh Instansi Pemerintah/Instansi Pemerintah lain/Kelompok Masyarakat pelaksana swakelola kepada Pejabat Pembuat Komitmen setiap bulan.
12. Laporan kemajuan realisasi fisik dan keuangan dilaporkan setiap bulan oleh Pejabat Pembuat komitmen kepada Menteri/Kepala Lembaga Pemerintah Nonkementerian/Gubernur/Bupati/Walikota/Direktur Utama BUMN/BUMD terkait atau pejabat yang disamakan.

Pengadaan Langsung

Pengadaan langsung dilakukan untuk pengadaan barang/pekerjaan kostruksi/jasa lainnya dengan nilai dibawah Rp100.000.000,- (dalam draft perubahan Perpres 54 Tahun 2010 tgl. 28 Maret 2012 nilainya dibawah Rp200.000.000) atau jasa konsultansi dengan nilai dibawah Rp50.000.000.-. Pengadaan langsung tersebut dilakukan sesuai kebutuhan dengan tetap memperhatikan tingkat kewajaran harga yang berlaku dan sebagai dokumen pendukung adalah berupa Kuitansi/Faktur dari Penyedia Barang/Jasa, Tanda terima barang dicantumkan pada faktur oleh salah satu Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan atau petugas pada Subbagian Umum yang ditunjuk.

Untuk menghindari adanya temuan hasil pemeriksaan dari pemeriksa fungsional, KPA/PPK agar tidak melakukan pemecahan terhadap nilai pengadaan barang/jasa yang telah ditetapkan dalam DIPA, karena mengindari pelelangan atau proses pengadaan yang telah ditetapkan, disamping hal tersebut juga akan mengurangi penerimaan pajak.

Pemilihanan Langsung

1. Dalam rangka efektifitas dan efisiensi penggunaan uang negara, sebelum melaksanakan pengadaan dengan metode penunjukan langsung yang nilainya sampai dengan Rp200.000.000,-, (dalam draft perubahan Perpres 54 Tahun 2010 tanggal 28 Maret 2012 nilainya paling tinggi Rp5.000.000.000) Pejabat Pembuat Komitmen melaporkan rencana pengadaan barang/jasa kepada Pengguna Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran atau Atasan Langsungnya dengan Nota Dinas untuk mendapatkan ijin/arahan.
   Khusus untuk pengadaan barang yang habis pakai seperti ATK, Cetakan, Obat-obatan dilampiri stok opname, sehingga dapat diketahui secara riil kebutuhan. Serta dapat dihindari adanya inefisiensi penggunaan keuangan Negara (contoh format lampiran 1).
2. Kuasa Pengguna Anggaran melakukan penelitian/penilaian dari segi efektivitas dan efisiensi terhadap usulan rencana pengadaan barang/jasa tersebut, selanjutnya memberikan disposisi persetujuan atau menolak dan/atau memberikan arahan lain yang diperlukan;
3. Sesuai disposisi/arahan tersebut, Pejabat Pembuat Komitmen melakukan tindak lanjut:
   1. Jika arahannya secara prinsip menyetujui (sesuai usulan atau adanya pengurangan/penambahan), PPK memerintahkan kepada Pejabat Pengadaan Barang/Jasa untuk melaksanakan proses pengadaan barang dan jasa dengan mempedomani ketentuan yang berlaku dengan menerbitkan Surat/Nota Dinas (contoh format lampiran 2).
   2. Jika arahannya menolak, maka PPK tidak melakukan pengadaan barang/jasa;
4. Berdasarkan perintah yang tercantum dalam Nota Dinas dari Pejabat Pembuat Komitmen, ULP membuat undangan kepada penyedia barang/jasa (minimal 3 rekanan) untuk menyampaikan data-data perusahaan dalam rangka proses prakualifikasi dan surat penawaran harga. (surat undangan cukup dilakukan oleh Pejabat Pengadaan Barang/Jasa yang ditunjuk, karena sesuai SK Penetapan Penunjukan Pejabat Pengadaan Barang/Jasa yang bersangkutan telah diberikan kewenangan untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa) (Hal ini merupakan bentuk pemisahan kewenangan dan untuk menghindari terjadinya KKN);
5. Penyedia barang/jasa yang dipilih menyampaikan dokumen-dokumen perusahaan kepada ULP/Pejabat Pengadaan Barang/Jasa untuk dilakukan prakualifikasi dan klarifikasi serta negosiasi harga. Hasil prakualifikasi dan klarifikasi tersebut dituangkan dalam Berita Acara Kualifikasi, Klarifikasi dan Negosiasi Harga (contoh format lampiran 3).
6. ULP/Pejabat Pengadaan Barang/Jasa bersama membuat HPS (Harga Perkiraan Sendiri) berdasarkan data-data/harga pasar setempat, informasi harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh BPS, asosiasi terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggung jawabkan, daftar biaya/tarif barang/jasa yang dikeluarkan oleh agen tunggal/pabrikan, biaya kontrak sebelumnya yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor perubahan biaya apabila terjadi perubahan biaya atau standar biaya yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang. HPS tersebut selanjutnya ditetapkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (contoh format lampiran 4) .
7. Sebelum melaksanakan proses pengadaan barang/jasa, ULP/Pejabat Pengadaan Barang/Jasa bersama Penyedia Barang/Jasa dan KPA/Pejabat Pembuat Komitmen membuat Pakta Integritas yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak melakukan KKN dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa (contoh format lampiran 5).
8. ULP/Pejabat Pengadaan Barang/Jasa melakukan prakualifikasi terhadap perusahaan dan jika lulus melakukan evaluasi/klarifikasi/negosiasi harga baik dari segi teknis maupun biaya dengan membuat Berita Acara Negosiasi/Klarifikasi dengan penyedia barang/jasa (contoh format lampiran 6).
9. Perhitungan biaya dalam proses negosiasi/klarifikasi tersebut memperhitungkan Pajak Pertambahan Nilai (10%) sedangkan PPh merupakan kewajiban dari rekanan/pihak ketiga;
10. ULP/Pejabat Pengadaan Barang/Jasa melaporkan dan mengusulkan penunjukan/penetapan penyedia barang/jasa kepada Kuasa Pengguna Anggaran/Pejabat Pembuat Komitmen melalui Nota Dinas/Surat (contoh format lampiran 7) dan berdasarkan laporan/usulan tersebut Pejabat Pembuat Komitmen menetapkan penunjukan penyedian barang/jasa (contoh format lampiran 8).

Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya diatas Rp 100.000.000 (Draft Perubahan Perpres 54 Tahun 2012 dengan Nilai di Atas Rp200.000.000) dan Jasa Konsultansi di Atas Rp50.000.000

Pada dasarnya prosedur atau langkah-langkah awal administrasi pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya sampai dengan nilai Rp100.000.000,- (draft Perubahan Perpres 54 Tahun 2012 dengan nilai diatas Rp200.000.000) dan jasa konstruksi sampai dengan nilai Rp50.000.000,- berlaku untuk juga pengadaan barang pekerjaan konstruksi/jasa lainnya diatas Rp100.000.000,- (draft Perubahan Perpres 54 Tahun 2012 dengan nilai diatas Rp200.000.000) dan jasa konsultansi Rp50.000.000,-. Perbedaannya hanya dalam proses pengadaannya dilakukan oleh ULP. Pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya diatas Rp100.000.000,- s.d Rp200.000.000,- (dalam draft perubahan Perpres 54 Tahun 2010 tanggal 28 Maret 2012 tanggal 28 Maret 2012 nilainya diatas Rp200.000.000 s.d Rp5.000.000.000) melalui Pemilihan Langsung dilakukan dengan mengundang paling sedikit 3 Penyedia Barang/Jasa untuk selanjutnya dilakukan proses prakualifikasi, klarifikasi dan negosiasi dengan mempedomani ketentuan yang ditetapkan dalam Perpres No.54 Tahun 2010. Khusus untuk pekerjaan konstruksi fisik KPA/PPK terlebih dahulu perlu menyusun Kerangka Acuan Kerja/TOR.

Selanjutnya penatausahaan proses pemilihan langsung tersebut agar mengacu pada langkah-langkah pada pengadaan barang di bawah Rp100.000.000,- tersebut di atas.

Pelelangan Umum/Terbatas

Langkah-langkah yang dilakukan dalam Pengadan Barang/Jasa yang nilainya diatas Rp100.000.000,- (draft Perubahan Perpres 54 Tahun 2012 dengan nilai diatas Rp200.000.000), dengan Pelelangan Umum/Terbatas dan Prakualifikasi antara lain sebagai berikut :

1. Setelah menerima perintah dari Pejabat Pembuat Komitmen, ULP menetapkan metode rencana pengadaan, apakah dilakukan dengan Pemilihan Langsung atau dengan Pelelangan Umum/ Terbatas apabila nilai pengadaannya antara Rp100.000.000,- s.d. Rp200.000.000,-. (draft Perubahan Perpres 54 Tahun 2012 dengan nilai antara Rp200.000.000,- s.d Rp5.000.000.000) Sedangkan untuk nilai diatas Rp200.000.000,- (draft Perubahan Perpres 54 Tahun 2012 dengan nilai diatas Rp5.000.000.000) harus dilakukan melalui Pelelangan Umum/Terbatas atau dengan seleksi umum/terbatas.
   Khusus untuk pengadaan jasa Konsultansi dilakukan dengan Seleksi Umum/Terbatas atau Seleksi Langsung atau penunjukan Langsung dan pengadaan barang/jasa lainnya dapat dilakukan dengan Swakelola dengan memperhatikan nilai dan jenis kegiatannya. Selanjutnya menetapkan sistem penilaian pengadaan apakah dengan Prakualifikasi atau Pascakualifikasi;
2. ULP menyusun jadual pengadaan dan khusus untuk pekerjaan konstruksi dibantu oleh Manajemen Konstruksi/Konsultan Perencana mulai dari awal pelaksanaan, proses pelelangan sampai dengan penandatanganan SPK/Kontrak/SPMK;
3. ULP mengumumkan proses pengadaan barang/jasa sesuai nilai pengadaan barang/jasa di Papan Pengumuman Resmi, Website Pengadaan Nasional, Surat Kabar Provinsi atau Nasional (Pengumuman sekurang-kurangnya dilaksanakan selama 7 hari kerja untuk yang tercantum pada Papan Pengumuman Resmi, sedangkan di Surat Kabar minimal dilakukan sekali di awal masa pengumuman ;
4. Rekanan yang berminat mengambil dokumen prakualifikasi (dimulai sejak tanggal pengumuman lelang sampai dengan satu hari sebelum batas pemasukan dokumen prakualifikasi), selanjutnya menyampaikan dokumen-dokumen prakualifikasi sesuai jadual yang ditetapkan (minimal 3 hari kerja setelah berakhirnya pengumuman prakualifikasi). Apabila penyedia jasa yang lulus prakualifikasi kurang dari 3 (tiga), maka dilakukan pengumuman prakualifikasi ulang dan penyedia barang/jasa yang lulus prakualifikas tidak diprakualifikasi ulang;
5. ULP melakukan evaluasi terhadap dokumen prakualifikasi dan menetapkan serta mengumumkan hasil prakualifikasi (tenggang waktu antara hari pengumuman dengan batas hari pengambilan dokumen prakualifikasi minimal 7 hari kerja) dan kepada para rekanan/perusahaan diberikan waktu untuk menyanggah hasil prakualifikasi tersebut;
6. Panitia Pengadaan Barang/Jasa menerbitkan surat undangan kepada perusahaan yang lulus prakualifikasi dan mengambil dokumen lelang/pengadaan barang/jasa;
7. ULP melakukan penjelasan aanwijzing dan menyusun Berita Acara Penjelasan/Aanwijzing dan perubahannya (penjelasan/aanwijzing) dilaksanakan paling cepat 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggal pengumuman;
8. Rekanan/Perusahaan yang lulus prakualifikasi menyampaikan dokumen penawaran dimulai satu hari setelah penjelasan/aanwijzing. Batas akhir pemasukan dokumen penawaran minimal 7 (tujuh) hari kerja setelah penjelasan.
   Catatan : Pengalokasian waktu diluar proses tersebut di atas diserahkan sepenuhnya kepada Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Anggaran/Pembuat Komitmen.
9. Sebelum pelaksanaan pengadaan barang/jasa, ULP dan Pejabat Pembuat Komitmen menyusun/ membuat HPS berdasarkan harga pasar setempat menjelang dilaksanakan pengadaan, informasi harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh BPS, asosiasi terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan, daftar biaya/tarif barang/jasa yang dikeluarkan oleh agen tunggal/pabrikan, biaya kontrak sebelumnya yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor perubahan biaya apabila terjadi perubahan biaya dan biaya standar yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang, misalnya pemda setempat.
10. Sebelum pelaksanaan pengadaan barang/jasa ULP bersama rekanan dan KPA/Pejabat Pembuat Komitmen membuat Pakta Integritas yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak melakukan Kolusi, Korupsi dan Nepotisme (KKN) dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa;
11. Rekanan/perusahaan mengajukan Surat Penawaran Harga. ULP melakukan pembukaan penawaran sekaligus melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk, selanjutnya setelah proses pelelangan/seleksi tersebut Panitia Pengadaan Barang/Jasa menetapkan calon pemenang lelang dan mengusulkan pemenang lelang kepada pejabat pembuat komitmen melalui nota dinas/surat;
12. Kepada para rekanan/perusahaan diberikan tenggang waktu untuk menyanggah hasil lelang/seleksi dalam pengumuman lelang/seleksi tersebut. Dalam waktu 5 hari sejak diterimanya sanggahan, Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran wajib memberikan tanggapan atas sanggahan dan jika pihak rekanan/perusahaan tersebut tidak dapat menerima tanggapan sanggahan dapat mengajukan banding kepada Menteri/Pimpinan Lembaga selambat-lambatnya 5 hari sejak diterimanya tanggapan atas sanggahan dan Menteri/Pimpinan Lembaga harus memberikan tanggapan selambat-lambatnya 15 hari

kerja sejak surat banding diterima.

1. Jika sanggahan tersebut ternyata benar sesuai kriteria yang ditetapkan pada Perpres 54 Tahun 2010, maka harus dilakukan pelelangan ulang dan dilakukan penggantian para panitia pengadaan seluruhnya.
2. Jika masa sanggah telah selesai atau telah dijawab dan tidak perlu dilakukan pelelangan ulang, maka PA/KPA/PPK sesuai kewenangannya melakukan penunjukan pemenang lelang dengan SK atau Surat dan menyusun SPK/Kontrak dan/atau SPMK (contoh format lampiran 9).
3. Penandatanganan kontrak dilakukan selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari setelah diterbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang Jasa (SPPBJ) dengan syarat penyedia barang/jasa telah menyerahkan jaminan pelaksanaan dengan ketentuan :
   1. nilai jaminan pelaksanaan dengan jaminan bank 5% dari nilai kontrak (kecuali untuk nilai pengadaan kecil sampai dengan Rp100.000.000,- (draft Perubahan Perpres 54 Tahun 2012 dengan nilai sampai dengan Rp200.000.000) tanpa jaminan pelaksanaan)
   2. masa berlakunya jaminan pelaksanaan sekurang-kurangnya sejak tanggal penandatanganan kontrak sampai dengan 14 (empat belas) hari setelah tanggal masa pemeliharaan berakhir yang ditetapkan dalam kontrak.